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社会医療法人 大雄会 様

紹介・逆紹介情報の入力時間が80%以上削減! 精度の高いデータ管理と簡便な統計機能により複数回にわたる細やかな医師返書管理を実現

導入システム

  • 地域連携
  • 連携文書

他に先駆けて地域医療連携室を発足し、さらに積極的な戦略で地域完結型医療を推進する2つの病院

総合大雄会病院(上)/大雄会第一病院(下)

社会医療法人 大雄会様は、総合大雄会病院と大雄会第一病院の二つの病院機能を持ち、総合大雄会病院様は、地域の中核を担う急性期病院として救急医療体制が整備され、初期医療から高度医療まで対応可能な病院です。大雄会第一病院様は、腎・泌尿器科、透析、下肢血管外科、眼科、健診センターといった専門領域に特化した病院です。二つの病院をまとめて地域医療連携室を中心に地域完結型医療を推進されています。
同法人の地域連携活動は20年以上前である1999年から始まり、2003年2月には、地域の中で他病院に先駆けて地域医療連携室が正式に発足しています。
発足後、最初に約3カ月で地域の医療機関約300件を訪問し、電話とFAXでの事前診療予約受付を開始しました。また同時に受診報告や入院・退院報告も行いました。更に紹介状を持つ患者及びその家族からの事前予約も受け付け、徐々に地域医療連携室の機能を地域に広めていきました。
その後は、事前予約の受付時間を延長したり、医療機器の共同利用の予約を開始するなどの機能を拡大し、2011年3月に総合大雄会病院様は地域医療支援病院として承認を受けています。

データの手入力に時間が掛かり精度もあまり高くはなかった

お話をお伺いした 地域医療連携室 係長(取材時)増澤様 診療情報管理士の資格をお持ちで、地域連携関連を中心とした情報の管理や、分析などを行われています。

1999年頃より、地域の医師会から紹介患者数の提出を求められるようになりました。この時は数値のみの報告でしたが、同法人では、今後はデータに基づく分析や連携施策における戦略立案が必要な時代になると判断し、2001年にMicrosoft Accessにて紹介に関連するデータ管理を開始されました。
その管理項目は、「患者ID、氏名、紹介医療機関、受診日、担当科、担当医、返信書の日付、紹介病名、入院日、入院病棟、退院日、逆紹介日、逆紹介医療機関、逆紹介時の担当科、担当医、逆紹介病名」等でした。当該ソフトにおいては、電子カルテ等とのデータ連携は無く全て手入力のため、多くの作業時間を必要とし入力間違い等で情報が検索できない状況も度々発生していました。

業務効率化と連携医療機関との更なる関係性強化へ

1.業務の効率化
弊社の「地域連携システム」を導入されてからは、電子カルテとのデータ連携によって、「患者情報、入退院情報、病名」等の情報を手入力する時間が削減されました。以前は、患者情報の入力に3人掛かりで毎日約4~5時間以上要していましたが、現在は1人で約1~2時間程度で完了しています。更に、入退院情報の作成や地域医療連携室が発行する当日受診した患者の受診報告の作成や、紹介・逆紹介情報に関連付いていない医師報告書の関連付け等を行った場合でも、追加の作業時間は約3時間30分程度となっており、全体で合計約5時間30分程度の作業時間となっています。その結果、作業時間が短縮された分、登録したデータを確認し精度を高めたり、医師の返書について、必要に応じ複数回発行されているかの確認や、追加で返書作成の必要があるかを確認できるようになりました。 また「連携文書管理システム」においては、医師が作成した文書と紹介・逆紹介情報が関連付けられ、一元的に管理できる点を評価して頂いています。弊社システムの導入前は、Microsoft Accessにて患者IDを検索し、作成日や連携医療機関の情報等をその都度入力していました。「連携文書管理システム」では、報告必要文書一覧の情報より医師報告書を作成するのが基本となるため、自動的に紹介情報が関連付いており入力作業が不要です。医師が報告必要文書一覧から作成せず、新規に作成した場合も、「地域連携システム」側の画面で簡単に関連付けすることができるようになりました。

2.細やかな返書管理
紹介患者受診後に医師の返書が未作成の場合、「地域連携システム」から出力できる「報告必要文書チェックリスト」を基に、医師へ作成を促す等、文書管理にも力を入れています。更に、入院・退院等で治療を継続する場合や、検査をして結果を後日お伝えする場合に、初診時に作成した医師の返書の内容次第では、地域医療連携室側にて医師の返書を追加作成する必要があると判断し、報告必要文書の情報を追加作成する場合もあります。「報告必要文書チェックリスト」の備考欄に、例えば「検査を実施しました。○月○日に結果説明です。」のように、各イベント等の必要情報を入力しておき、そのタイミングで医師が返書を作成できるよう促しています。 またこのように同法人の連携に関する文書管理は、当初より100%を達成していた初回の返書作成から、弊社システムをご活用頂くことにより、現在はより細やかな複数回の返書作成へと進展しています。

3.統計
地域医療連携室では、様々な統計を作成されています。「地域連携システム」では、紹介・逆紹介の患者数、入院した紹介患者数、疾病統計等、Excel形式の統計や、CSV形式でのデータ抽出が可能なため、これらをご活用頂くことで多種多様な調査や院内からの要望に応じています。更に、地域医療連携室として、診療科別の紹介医療機関の変化、紹介医療機関の所在地と患者の自宅住所における関係性の変化をいち早く察知することができるため、疾病における変化を含め地域性等をベースにした院内への情報提供や地域連携活動の戦略立案を早期に行えることができるようになりました。具体的な活動のひとつとして、特定の連携医療機関における紹介の有無に関して数値とグラフで表現した資料を作成し、紹介が少ない医療機関への逆紹介の増加を促すなど、医局へ働きかけをされています。

これからは地域医療連携室の機能分化へ

地域医療連携室の様子

地域医療連携室の増澤様は、地域における医療連携機能はどの医療機関を見てもほぼ一定の水準となったため、これからは次のステージへ向かう時期だと認識されています。そのひとつのキーワードは、地域医療連携室の機能分化ですが、専門領域に特化した連携室機能として増澤様は以下の各職種に期待しています。

①営業担当:病院の機能をPRし紹介に結びつける役割として院外業務を担当
②紹介予約担当:医療知識を備え単なる受付処理から疾病に応じた受付ができるスキルを取得
③データ管理担当:正しい情報管理や未返信、複数回返書発行に結びつけるデータ管理スキルを取得
④データ分析担当:病院の今後の方向性を決める情報を管理している認識を持ち迅速に情報を分析

また、地域の連携医療機関情報を一番熟知しているのは地域医療連携室です。立地やバリアフリー状況、地域の医師に関する様々な特性等の情報を基に、患者様がかかりつけ医を選択する際に、近隣医療機関の中から最適な医療機関を推奨できるよう、連携医療機関の情報データベースをこれからも整備していく予定です。

現行システムにおける細かな機能追加と健康づくり推進に対応した情報管理システムの開発をご期待

増澤様は、今後の「地域医療連携システム」に対して、統計業務で特定の医療機関だけのデータを簡便に取得したり、入退院情報とともに主治医名を表示する等細かな機能追加を期待されています。
また、高齢化社会の本格的到来に伴い慢性的な疾患に対する医療の需要が増えると見込まれるため、昨今では予防・健康づくりの推進が加速しています。これは、フレイルやサルコペニアを予防するために地域と行政、医療が連携することで健康寿命の延伸を求めるものです。スマートフォンやタブレット端末を用い、運動量や食事、地域活動への参加といった情報を管理し、皆で情報共有する。これらに向けたシステム開発についても弊社にご期待頂いています。

法人名:社会医療法人 大雄会(https://www.daiyukai.or.jp/
<総合大雄会病院>
所在地:愛知県一宮市桜一丁目9番9号
病床数:379床(2019年7月時点)
<大雄会第一病院>
所在地:愛知県一宮市羽衣一丁目6番12号
病床数:132床(2019年7月時点)

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